Privacyverklaring VVC/Het Kunstlab Doesburg
Het Kunstlab Doesburg verzamelt en beheert persoonlijke gegevens van haar leden en klanten die noodzakelijk zijn om de doelstellingen van de vereniging te verwezenlijken. De toestemming van de leden en de overeenkomst van het lidmaatschap vormen hiervoor de grondslag.
Welke gegevens verzamelt het Kunstlab?
1. Van leden van het Kunstlab Doesburg: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, website en kunstvorm; bankrekeningnummers en betalingsgegevens; inbreng en verkoop van kunstwerken voor de financiële administratie; foto’s van kunstwerken en activiteiten van leden voor publiciteitsdoeleinden.
2. Van vrienden van het Kunstlab Doesburg: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres; betalingsgegevens.
3. Van vrijwilligers van het Kunstlab Doesburg: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
4. Van klanten van het Kunstlab Doesburg: naam, adres, woonplaats, bezorgadres, betalingsgegevens, zolang als nodig is om de bestelling/aankoop goed af te ronden.
5. Van belangstellenden: naam en e-mailadres ten behoeve van het versturen van een Nieuwsbrief.
6. Er worden geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens verzameld.
7. Van deelnemers aan cursussen of workshops worden geen persoonlijke gegevens verzameld, alleen het aantal deelnemers wordt genoteerd ten behoeve van de financiële administratie en beleidsbepaling. Het beheer van de persoonlijke gegevens van cursisten of deelnemers aan een workshop is de verantwoordelijkheid van de docent, niet van de VVC.
Wat doet het Kunstlab met de gegevens?
1. Aanmeldingen, toestemmingsberichten voor verwerking gegevens, wijzigingen van gegevens, uitschrijven van leden, vrienden en vrijwilligers worden uitgevoerd door het bestuur en de administrateur.
2. Bankrekeningnummers en betalingsgegevens worden beheerd door de penningmeester en de administrateur zolang als wettelijk verplicht is.
3. Een actuele ledenlijst met alleen contactgegevens wordt bij elke update digitaal verstuurd door de secretaris aan de administrateur en de leden ten behoeve van het onderlinge contact. Een ledenlijst op papier is beschikbaar in het Kunstlab Doesburg in een map, alleen ter inzage van de groep winkelmedewerkers.
4. Berichten, informatie, verslagen van voortgang of overleg worden in bcc per e-mail aan de betreffende leden gestuurd. Werkgroepen en commissies kunnen samen afspreken om berichten met adressering te gebruiken.
5. Sommige werkgroepen hebben een WhatsApp groep. Leden kiezen vrijwillig voor deelname aan zo’n groep.
6. De namen van de leden en de kunstvormen die ze uitoefenen worden op de website vermeld als ze daar toestemming voor geven.
7. Foto’s van kunstwerken en activiteiten worden gebruikt voor publiciteit als daar toestemming voor wordt gegeven. Publiciteit wordt gegeven via de Facebookpagina’s Kunstlab Doesburg en Uitleen Kunstlab Doesburg, persberichten en onze website.
8. Verkoop van kunstwerken wordt genoteerd door de winkelmedewerkers en doorgegeven aan de penningmeester en administrateur ten behoeve van uitbetalingen.
Met wie deelt Kunstlab de gegevens?
Kunstlab deelt de gegevens alleen met de administrateur die deze behandelt volgens de verwerkingsovereenkomst met het Kunstlab. De verzamelde gegevens worden niet gedeeld met derden.
Hoe kunnen leden hun gegevens opvragen en wijzigen?
Leden kunnen hun gegevens opvragen, wijzigen of hun lidmaatschap opzeggen bij de secretaris van het bestuur. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de persoonlijke gegevens verwijderd uit de administratie, zodra alle financiële verplichtingen zijn voldaan en er een afsluitend gesprek is geweest, tenzij er een wettelijke bewaarplicht is.
Hoe worden de persoonlijke gegevens beveiligd?
Van alle leden wordt verwacht dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die beschikbaar worden gesteld en dat zij zorgen voor een adequate bescherming van deze gegevens op hun computer/tablet/smartphone. Gegevens die niet (meer) noodzakelijk zijn, moeten worden verwijderd. Mochten er toch problemen ontstaan, dan moet het bestuur onmiddellijk op de hoogte worden gesteld.
herziene versie 13 maart 2021
